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1. Comment fonctionne l'application (vue d'ensemble)

Bonjour ! Cette application sert à gérer les inscriptions au CSL Rosny. Voici les acteurs en présence :

• 🧑 L'adhérent (ou futur adhérent) : la personne qui veut s'inscrire au club. Elle utilise le site public cslrosny.fr pour remplir son dossier.
• 🛠️ Vous, l'admin de section : vous validez les dossiers de votre section uniquement. Vous voyez QUI s'est inscrit dans VOTRE section, vous lui envoyez son lien de paiement, vous suivez sa progression.
• 📋 Le secrétaire / trésorier / super-admin : ils voient tout le club et gèrent les questions financières globales.

💡 À retenir : Vous ne voyez QUE les inscriptions de votre propre section. C'est normal, c'est une sécurité. Pas la peine de vous inquiéter si la liste vous paraît courte — vous voyez juste votre section, pas tout le club.

2. Parcours d'une inscription, de A à Z

Voici ce qui se passe, étape par étape, du moment où un futur adhérent clique sur "S'inscrire" jusqu'au moment où il devient adhérent à part entière.

3. Comment valider (ou refuser) un dossier

Dans l'onglet 👥 Membres, chaque ligne a des boutons d'action à droite :

• ✅ Valider : passe le dossier à VALIDE. Le membre peut maintenant payer.
• ❌ Refuser : passe le dossier à REFUSE. Le membre est informé par email. À utiliser seulement en cas de refus définitif (par exemple, capacité atteinte et liste d'attente déjà pleine).
• 📝 Modifier : ouvre le dossier pour corriger une info (téléphone, adresse, etc.).
• 🗑️ Supprimer : à n'utiliser qu'en cas d'erreur (doublon manifeste). Une fois supprimé, c'est définitif !

⚠️ Important : Si vous refusez un membre alors qu'il y avait des gens en liste d'attente, la première personne en liste d'attente prend automatiquement sa place. Pas besoin de gérer ça à la main.

4. Envoyer le lien de paiement HelloAsso

Le lien HelloAsso est déjà configuré au niveau de votre section (par le super-admin lors de la création de la section). Vous n'avez pas à le créer.

Quand vous cliquez sur 💳 Envoyer lien paiement, l'application vous propose le lien pré-rempli — il vous suffit de cliquer Envoyer.

L'adhérent reçoit un email avec :

• Le détail de ce qu'il doit payer (cotisation CSL + cotisation section, éventuelles licences FCD…)
• Un bouton "Procéder au paiement" qui ouvre HelloAsso

Vous ne vous occupez pas du paiement lui-même — HelloAsso s'en charge et nous informe automatiquement.

5. Gérer la liste d'attente

Si votre section a une capacité maximale (par exemple 30 places) et qu'elle est atteinte, les nouvelles inscriptions passent automatiquement en statut LISTE_ATTENTE.

L'adhérent est informé par email qu'il est en liste d'attente. Vous, vous le voyez aussi en haut de la liste.

Ce qui se passe automatiquement :

• Si un membre actuel est refusé → la 1ère personne en liste d'attente prend sa place (passe en EN_ATTENTE pour validation).
• Si un membre actuel est supprimé → idem, la place est libérée.
• L'adhérent promu reçoit un email "Une place s'est libérée".
• Vous n'avez rien à faire — c'est automatique. Vous validez ensuite normalement comme à l'étape 5.

6. Bordereaux d'entraînement (BE) — pour la fédération

Le Bordereau d'Entraînement (BE) est un document qui liste tous les pratiquants de votre section pour la fédération (FCD). Vous devez l'envoyer en début de saison.

Pour générer et envoyer un BE :

1. Cliquez sur 📄 Bordereaux (BE) dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur + Nouveau BE. Sélectionnez votre section et la saison.
3. L'application liste automatiquement tous les membres PAYE de votre section.
4. Vous pouvez décocher des membres si nécessaire, puis cliquer sur 💾 Enregistrer.
5. Pour envoyer le BE par email à la fédération : cliquez sur ✉️ Envoyer par email, saisissez l'adresse de la fédération, cliquez Envoyer. Le CSV est joint automatiquement.

Vous pouvez aussi télécharger le CSV directement (bouton 📥 Télécharger CSV) pour l'envoyer manuellement.

7. Demandes de financement (matériel, sorties...)

Quand votre section a besoin d'argent pour acheter du matériel, organiser une sortie, payer un stage, etc., vous pouvez faire une demande de financement au club. Elle sera examinée par le trésorier et le super-admin.

1. Cliquez sur 💸 Financements dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur + Nouvelle demande.
3. Remplissez :
   • Titre : court et clair, ex "Achat 5 raquettes pour les jeunes"
   • Description : détaillez (qui, pourquoi, combien de personnes en bénéficient)
   • Montant estimé : le total demandé en euros
   • Priorité : urgent / normal / pas urgent
4. Cliquez sur 💾 Soumettre.
5. Le trésorier reçoit un email. Il accepte ou refuse, parfois avec un commentaire.
6. Vous recevez un email avec la décision.

💡 Astuce : Vous ne voyez QUE les demandes de votre propre section. C'est normal. Vous ne voyez pas combien les autres sections demandent — c'est une règle de confidentialité.

8. Messagerie interne

Pour échanger avec un adhérent (lui demander un certif médical manquant, par exemple) sans passer par votre boîte email personnelle, utilisez la messagerie interne :

1. Cliquez sur 💬 Messages dans le menu de gauche.
2. Cliquez sur + Nouveau message.
3. Choisissez le destinataire dans la liste.
4. Écrivez votre message, envoyez.
5. Le destinataire reçoit une notification dans son propre espace + un email.

Quand un membre vous répond, vous voyez un petit chiffre rouge à côté de l'icône 💬 dans le menu.

9. Questions fréquentes / problèmes courants

❓ Je ne vois aucun membre dans mon onglet Membres, c'est normal ?

Si personne ne s'est encore inscrit dans votre section pour la saison en cours, c'est normal. Vérifiez aussi que vous avez bien choisi la bonne saison dans le filtre en haut de la liste.

❓ Un adhérent me dit qu'il n'a pas reçu l'email de confirmation

Demandez-lui de vérifier ses spams / courriers indésirables. Si rien : vérifiez l'email dans son dossier (peut-être une faute de frappe). Sinon, demandez à un super-admin de regarder les logs.

❓ Je veux changer le mot de passe de mon compte admin

Cliquez sur 🔒 Mot de passe dans le menu en bas de la barre latérale. Saisissez votre ancien mot de passe puis le nouveau (au moins 8 caractères).

❓ J'ai oublié mon mot de passe

Sur la page de connexion, cliquez sur "Mot de passe oublié" et saisissez votre email. Vous recevrez un email avec un mot de passe temporaire à utiliser pour vous reconnecter — l'application vous demandera ensuite d'en choisir un nouveau.

❓ Un adhérent a payé mais reste en statut VALIDE, pas PAYE

Cause la plus fréquente : la personne a payé sur HelloAsso avec un nom, prénom ou email différent de son inscription (ex. un parent qui règle pour son enfant avec son propre compte HelloAsso). L'application ne peut alors pas rapprocher automatiquement le paiement du dossier — il reste « orphelin ».

Si vous êtes SUPER_ADMIN : allez dans ⚙️ Configuration → 🟢 HelloAsso → 📋 Voir les derniers paiements en ligne reçus, repérez la ligne ⚠️ orpheline (elle affiche l'email utilisé pour payer) et cliquez sur 🔄 Re-match pour la rattacher au bon dossier. Si vous n'êtes pas SUPER_ADMIN, signalez le cas à un SUPER_ADMIN du club.

Autre cause possible : le webhook HelloAsso peut simplement mettre quelques minutes à arriver, ou ne pas arriver du tout si HelloAsso est configuré différemment. En dernier recours seulement, vous pouvez passer manuellement le statut en PAYE depuis le dossier du membre (bouton 💰 Marquer payé) — vérifiez d'abord le paiement avec votre trésorier.

❓ Je veux supprimer une inscription par erreur — c'est récupérable ?

Non, une fois supprimé c'est définitif. Avant de cliquer Supprimer, demandez-vous : est-ce vraiment un doublon manifeste ou une erreur claire ? Si oui, supprimez. Sinon, préférez REFUSE qui garde une trace du dossier.

❓ Mon écran est petit (téléphone) et je ne vois pas le menu de gauche

En haut à gauche, il y a une icône avec trois petits traits ☰ : cliquez dessus pour faire apparaître le menu. Cliquez à nouveau en dehors pour le refermer.

📞 Toujours bloqué ?
Contactez le super-admin du club (le bureau) ou écrivez à csl.rosny@gmail.com. On vous aidera. Aucune question n'est bête, vraiment !

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Exporter toutes les inscriptions de la saison au format CSV (Excel / compta).

📥 Télécharger CSV

Envoyer un email de rappel aux VALIDÉS sans paiement depuis +7 jours (1 seule fois par dossier, trace en historique). Déclenché manuellement par vous, pas d'envoi automatique.

🔔 Envoyer les relances

Changer le mot de passe